Trong thời gian qua, cùng với sự phát triển về số lượng và quy mô hoạt động, nhiều hợp tác xã (HTX), liên hiệp hợp tác xã trên địa bàn cả nước nói chung và tỉnh Đồng Nai nói riêng đã có nhiều chuyển biến tích cực trong công tác quản trị, điều hành. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc lưu trữ tài liệu ở một số đơn vị vẫn chưa được quan tâm đúng mức; hồ sơ, sổ sách chưa đầy đủ, chưa được sắp xếp khoa học, thậm chí thất lạc, hư hỏng. Điều này đã dẫn đến không ít rắc rối, phát sinh tranh chấp, khó khăn trong công tác kiểm tra, thanh tra, quyết toán tài chính và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của HTX cũng như thành viên.
Ảnh minh hoạ
Nhằm khắc phục những tồn tại nêu trên, Điều 12 Luật Hợp tác xã năm 2023 đã quy định rõ về chế độ lưu trữ tài liệu của HTX, liên hiệp HTX. Đây là một nội dung quan trọng, mang tính nền tảng, góp phần nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và hiệu quả quản trị trong khu vực kinh tế tập thể.
Ý nghĩa của việc thực hiện đúng chế độ lưu trữ
Trước hết, tài liệu lưu trữ là căn cứ pháp lý quan trọng chứng minh quá trình hình thành, tổ chức và hoạt động của HTX. Các văn bản như điều lệ, nghị quyết đại hội thành viên, quyết định của hội đồng quản trị, hợp đồng kinh tế, báo cáo tài chính, danh sách thành viên… không chỉ phục vụ công tác quản lý nội bộ mà còn là cơ sở để giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo nếu phát sinh.
Thứ hai, việc lưu trữ đầy đủ, khoa học giúp HTX chủ động cung cấp thông tin khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu; đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kiểm toán, vay vốn, liên kết sản xuất – tiêu thụ, tham gia các chương trình hỗ trợ của Nhà nước.
Thứ ba, công tác lưu trữ tốt còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị, tạo niềm tin cho thành viên, đối tác và nhà đầu tư, qua đó khẳng định vị thế của HTX trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa.
Những nội dung cơ bản cần lưu ý theo quy định của pháp luật
Theo quy định tại Điều 12 Luật Hợp tác xã năm 2023, HTX, liên hiệp HTX có trách nhiệm lưu trữ các loại tài liệu chủ yếu như:
- Giấy chứng nhận đăng ký, điều lệ và các văn bản sửa đổi, bổ sung;
- Sổ đăng ký thành viên, danh sách thành viên;
- Nghị quyết, biên bản họp đại hội thành viên, hội đồng quản trị, ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên;
- Báo cáo tài chính, sổ kế toán, chứng từ kế toán;
- Hợp đồng, giao dịch kinh tế và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
Các tài liệu này phải được bảo quản an toàn, đầy đủ trong thời hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành có liên quan (kế toán, thuế, lao động…). Trường hợp lưu trữ dưới dạng điện tử, HTX cần bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất khi cần thiết.
Một số tồn tại thường gặp và hệ lụy
Thực tế cho thấy, một số HTX còn giao việc lưu trữ cho cán bộ kiêm nhiệm, thiếu chuyên môn; chưa phân loại hồ sơ theo từng nhóm; chưa xây dựng quy chế quản lý và khai thác tài liệu; chưa có phương án bảo quản phòng, chống cháy nổ, ẩm mốc. Một số đơn vị chưa thực hiện lưu trữ song song bản giấy và bản điện tử, dẫn đến nguy cơ mất mát dữ liệu.
Hệ lụy của việc lưu trữ không đầy đủ có thể rất nghiêm trọng: không chứng minh được tư cách thành viên; không xác định được quyền góp vốn; khó giải quyết tranh chấp nội bộ; bị xử phạt vi phạm hành chính do không cung cấp được hồ sơ khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra; ảnh hưởng đến uy tín và khả năng tiếp cận các nguồn vốn hỗ trợ.
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
Để thực hiện tốt quy định của pháp luật, các HTX, liên hiệp HTX trên địa bàn tỉnh Đồng Nai cần chú trọng một số giải pháp sau:
Nâng cao nhận thức của hội đồng quản trị, ban điều hành và thành viên về tầm quan trọng của công tác lưu trữ;
Ban hành quy chế nội bộ về quản lý, lưu trữ và khai thác tài liệu, phân công rõ trách nhiệm cho từng cá nhân;
Tổ chức sắp xếp, phân loại hồ sơ khoa học, lập danh mục tài liệu lưu trữ theo từng năm, từng lĩnh vực;
Ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa tài liệu, sao lưu dữ liệu định kỳ;
Chủ động cập nhật kiến thức, tham gia đầy đủ các lớp tập huấn do tỉnh và cơ quan chuyên môn tổ chức để cập nhật các quy định mới về quản trị và lưu trữ.
Việc thực hiện nghiêm túc chế độ lưu trữ tài liệu không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý mà còn là yếu tố then chốt bảo đảm hoạt động ổn định, minh bạch và bền vững của mỗi HTX, liên hiệp HTX. Các đơn vị cần rà soát, củng cố và hoàn thiện công tác lưu trữ, xem đây là một nhiệm vụ thường xuyên, lâu dài, góp phần xây dựng khu vực kinh tế tập thể tỉnh Đồng Nai ngày càng phát triển vững mạnh.
Nguồn: Nguyễn Thị Mạnh